근로기준법상 중요서류의 보존기간/

중요서류의 의미와 보존기간

노동관계법령에서는 임금채권의 소멸시효를 고려할 때, 중요서류를 3년간 보존해야 한다. 단, 퇴직금의 중간정산에 따라 미리 퇴직금을 지급한 경우에는 근로자가 퇴직한 후 5년이 되는 날까지 관련 증명서류를 보존해야 한다.

① 근로자명부 

② 근로계약서 

③ 임금대장 

④ 임금의 결정·지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류 

⑤ 고용·해고·퇴직에 관한 서류 

⑥ 승급·감급에 관한 서류 

⑦ 휴가에 관한 서류 

⑧ 탄력적 근로시간제, 선택적 근로시간제, 출장이나 그 밖의 사유의 사유로 근로시간의 산정이 어려운 경우 및 재량업무, 근로시간 및 휴게시간의 특례업종에서 근로자 대표와 서면합의한 서류 

⑨ 연소자 증명에 관한 서류(가족관계기록에 관한 증명서와 친권자 또는 후견인의 동의서) 

⑩ 재해보상에 관한 중요한 서류 

⑪ 퇴직금 중간정산 지급관련 증명서류

위와 같이 근로기준법법상 작성의무가 있는 근로계약서/임금대장을 포함하여 고용 등에 관한 서류도 보존해야 하므로 이력서 등을 수집하여 채용결정을 했다면 이러한 서류도 보존해야 될 것으로 판단된다. 다만, 보건증이나 4대 보험 성립을 위해 수집한 주민등록 관련 서류, 기타 서류 등은 다른 법령에 규정이 없다면 보존 의무가 없을 것으로 판단된다.

기산점(시작하는 날)

노동관계법령은 서류의 최초 작성일이 아니라 최종 작성일 또는 그 서류가 필요하게 된 시기를 기산점으로 정하고 있다.

➊ 근로자명부는 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날 

➋ 근로계약서는 근로관계가 끝난 날 

➌ 임금대장은 마지막으로 써 넣은 날 

➍ 고용, 해고 또는 퇴직에 관한 서류는 근로자가 해고되거나 퇴직한 날 

➎ 근로자대표와의 서면합의 서류는 서면 합의한 날 

➏ 연소자의 증명에 관한 서류는 18세가 되는 날(18세가 되기 전에 해고되거나 퇴직 또는 사망한 경우에는 그 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날) 

➐ 그 밖의 서류는 완결한 날

전자문서로 보관

서류형태로 보관이 어려울 경우, 전자문서로 보존하는 것도 가능하다.

임금대장은 서류형태로 보관하는 것이 원칙이지만 모든 것이 컴퓨터로 처리되고 임금대장의 작성과 임금지급을 외부에 아웃소싱하는 형태가 늘어나고 있으므로 파일 형태로 데이터베이스에 저장하고 필요시 언제라도 출력하여 사용할 수 있다면 이를 법 위반이라고 보기 어렵다. 다만, 유지 보수에 다른 위험(해킹, 바이러스감염, 시스템 파손 등)은 사용자가 부담해야 한다.(근기 68207-2666, 2002.8.8.).

2~3일 출근하고 퇴사한 직원의 서류

1일 이라도 근로계약을 하고 근로제공한 경우 해당 근로자에 대해 근로계약서를 비롯하여 관련 서류를 보존해야 한다. 근로계약을 사전에 체결하고 출근 첫날 퇴사의사를 밝혔더라도 예외가 적용되지 않는다.

채용서류의 반환을 요구하는 경우

채용서류 반환의무는 채용절차법에서 규정하고 있다. 채용절차법은 상시 30인 이상 근로자를 사용하는 사업 또는 사업장에 적용되aum 30인 미만 사업장은 근로기준법과 아래 개인정보보호법에 의하여 업무처리하면 된다. 

구인자는 구직자에게 채용서류반환기간(14일~180일)을 알려야 하고, 채용서류 반환기간 동안 반환청구가 있으면 반환해야 한다.

반환기간 경과 이후에는 반환요청이 없는 경우 관련서류를 파기해야 한다. 

다만, 위 규정은 채용이 확정된 근로자는 적용에서 제외된다. 즉, 사용자와 근로계약을 체결한 경우는 반환요청을 할 수 없다. 

근로자가 퇴사 시 근로자가 본인과 관련된 서류반환을 요청하는 경우

근로자가 퇴사 시 근로자가 본인과 관련된 서류반환을 요청하는 경우는 앞서 설명한 근로기준법상의 중요서류를 3년간 보존의무와 반환의무와 보존의무 충돌하게 된다. 즉, 서류를 회사가 근로자에게 돌려주는 경우 중요서류를 3년간 보존할 수 없게 된다.

근로자가 본인과 관련된 서류반환을 요청하는 경우, 원본을 반환하고 사본을 보관하면 될 것이나 근로자가 사업장 내 본인 개인정보 파기를 요청하는 경우는 근기법 규정 등을 들어 보존의무 있음을 이유로 설명해야 한다.

3년 이상 보관이 필요한 경우 근로자의 동의필요

중요서류의 보관은 개인정보보호법은 다 썼으면 즉시 폐기, 근로기준법은 3년, 세무는 5년을 요구하기 때문에 기업에서 보유해야 하는 최소 연한은 결국 5년이 된다.

그런데 무작정 그냥 보유할 수는 없다. 근로자/퇴직자의 동의가 필요한 상황이다.

만약에 동의가 없다면 근로기준법이 정하는 3년 이후에는 5일이내에 즉시 파기를 해야 한다.

또한 경력증명 등 퇴직근로자 사용증명서 발급을 위해 3년 이상 보관이 필요한 경우 근로자의 동의가 필요하다. 즉, 퇴직한 근로자가 3년을 경과한 경우에도 경력증명 등 사용증명서를 요구할 수 있다는 점을 감안해 해당 자료를 보관하고자 할 경우는 개인정보보호법 제15조에 따라 근로자에게 동의를 받아 그 보관 목적의 범위에서 해당 자료를 보관할 수 있다.

그러므로, 근로자의 퇴직 시점에 '경력증명 등 사용증명서 발급과 세무상 목적을 위해 퇴직 후 3년을 경과해서도 본인의 자료를 보관하는 것에 동의한다.'는 동의서를 받는 것이 적절한 업무처리로 판단된다.

[출처] 근로기준법상 중요서류의 보존기간 

(경리-회계 직장인들의 쉼터) |